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湖南师范大学树达学院档案管理制度

来源: 日期:2015-06-18浏览次数:

档案是学院教学和管理中形成的文献资料,是学院宝贵的资产。为了使学院完整的收集归档,使此类资源正常使用,更好的服务学院工作,特制订本制度。

一、档案管理基本要求

1、档案是指过去和现在的学院各级部门及员工从事教学和管理等活动中所直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行电子化管理。

3、学院各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

4、档案工作由学院行政副院长统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管,并监督各部门做好档案的整理、立卷、保管等工作。

5、办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

二、档案管理制度

1、档案资料如出现被丢失、损坏、缺页等情况,当事人应立即向档案管理员或分管领导报告,分管领导应查清责任并严重程度做出处理,对隐瞒不报者,分管领导应作严肃处理。

2、各部门要有专人负责搞好文件、材料的形成、积累、归档管理等工作。

3、各部门存档的资料应及时上报院办档案室,各类合同、协议在执行完后必须统一归档。严禁出现个人保存和扣押现象。在签定各类合同、协议时如遇学院保留原件只有二份以下时,档案室有权复印一份备档,在合同、协议执行完后将原件统一归档。

4、各部门负责人应监督本部门资料归档工作,对于应纳入学院档案库的文件要主动交入档案室,档案递交情况作为部门考核的一部分,对于违反的部门依情节的轻重作以相应处罚。

5、档案管理员应根据档案要求的规定,对所有文件材料进行收集、整理、立卷等工作,严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺。

6、归档的文件材料的密级学院按照学校有关规定确定。对绝密类档案单独入柜,保管。严防失、泄密事件的发生。

7、有下列行为之一,据情节轻重,给予50—500元扣薪处理,若构成犯罪者依法追究其刑事责任:

A.毁损、丢失或擅自销毁学院档案。

B.擅自向外界提供、抄摘学院档案。

C.擅自涂改、伪造学院档案。

D.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。

三、查(借)阅制度

1、所属各部门借阅本部门业务范围以内的档案时,可直接到档案室填写《档案借阅登记表》后即可借阅。

2、所属各部门借阅非本部门有关的档案资料时,须经查阅部门领导批准,方可查阅。

3、外单位来本院查阅档案,须持有单位介绍信或说明原因,经文件资料所属部门领导签字批准;属秘密以上的文件资料一律不得借(查)阅。

4、借阅时间一般不超过七天,到期仍需使用时可办理续借手续。

5、需复印、翻印、摘抄一般卷内文件内容时,须在借阅登记表上登记并写明利用目的,需要复印、翻印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时,须经此文件材料所属部门领导签字方可批准。

6、借阅者要对档案妥善保管,不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件,要保证案卷的完整与安全。

7、借阅档案时,借阅人必须认真填写调阅登记表,并严格履行签字手续。归还借阅时,档案管理人员对所还档案要核对无误后,方可办理注销手续。

四、档案分类、编排制度

档案密级分类为:绝密、机密、保密、普通。以下为密级划分制度的规定:

1、各部门资料统一归档时应将档案密级度分排好,规定借(查)阅限度,由档案管理员负责登记标注。

2、学院文件资料的密级度由分管领导划分,档案员负责登记标注。

五、档案鉴定与销毁制度

1、根据各类档案材料保管期限,档案管理人员应定期对档案资料进行鉴定,进行一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案剔出处理。

2、档案鉴定应本着“保存从宽、销毁从严”的精神进行,对鉴定剔出销毁的档案资料进行登记造册,报送相关上级批准后方可销毁。销毁档案资料时应由两人监销,并在销毁册上签字,销毁注册应归档保存。

湖南师范大学树达学院

2015年6月18日

供稿部门:院团委

值班编辑:Mr.L

校稿:Mr.L